regiony.ngo.pl

Zakres kontroli
Po pierwsze, nie bójmy się kontroli.  Łatwiej będzie nam opanować obawy, gdy uświadomimy sobie, że ma ona na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu. Podstawą, do której będą się odnosić kontrolujący, jest  umowa o dofinansowanie (lub decyzja o dofinansowanie projektu) oraz załączony do niej wniosek o dofinansowanie projektu (który organizacja złożyła, starając się o pieniądze na projekt). Sprawdzane jest także, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki, które przedstawione zostały we wniosku o płatność są zgodne ze stanem rzeczywistym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz budżetem. Uchybienia zawsze można skorygować lub wyjaśnić. Kontrola projektu przeprowadzona może być w trakcie, jak i na zakończenie projektu. Obejmuje między innymi kontrolę dokumentacji i kontrolę na miejscu.

 

Kontrola dokumentacji
W ramach kontroli dokumentacji projektu odpowiednia instytucja weryfikuje informacje, które zawarte są we wniosku o płatność na temat wydatków kwalifikowalnych poniesionych w ramach projektu wraz z opisem postępu rzeczowego oraz wyciągi bankowe, jeśli są załączone do wniosku o płatność. Wniosek o płatność weryfikowany jest pod względem formalnym i merytorycznym przez osobę wyznaczoną jako opiekun projektu.

Kontrola na miejscu
Kontrola na miejscu projektu obejmuje wizytację w miejscu realizacji projektu oraz w siedzibie kontrolowanego podmiotu. Celem takiej kontroli jest weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji). Wizyty monitoringowe w miejscu realizacji projektu przeprowadzane są bez zapowiedzi.

Podczas wizyty monitoringowej kontrolujący sprawdzą m.in.:

Kontrola na miejscu obejmuje także wywiad z bezpośrednimi odbiorcami projektu w celu poznania ich opinii na temat realizowanej usługi oraz zweryfikowania, np. czy osoby te wiedzą, iż jest ona współfinansowana z Europejskiego Funduszu Społecznego.

Należy zatem uważać na skracanie np. liczby godzin szkolenia z inicjatywy uczestników, ponieważ zdarzało się, iż kontrolujący przychodzili pod koniec szkolenia, gdy uczestników i trenera już nie było. W takiej sytuacji może dojść do niezakwalifikowania tych kosztów, czego skutkiem będzie konieczność zwrotu pieniędzy za takie szkolenie.  .

Jednostka kontrolująca zobowiązana jest również do przeprowadzenia kontroli na miejscu w siedzibie projektodawcy. O takiej wizycie  projektodawca jest informowany 5 dni wcześniej. Zakres takiej kontroli obejmuje, m.in.: weryfikację zgodności realizacji projektu z jego założeniami oraz umową o dofinansowanie projektu, a w szczególności:

1. Prawidłowość rozliczeń finansowych

2. sposób rekrutacji tzw. beneficjentów ostatecznych – czyli odbiorców lub uczestników (sprawdzenie kwalifikowalności przynajmniej 10% uczestników projektu w ramach danego projektu),

3. sposób pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu,

4. zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie,

5. poprawność udzielania zamówień publicznych,

6. poprawność udzielania pomocy publicznej,

7. sposób realizacji działań promocyjnych,

8. sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.

Jeśli projektodawca nie jest zobligowany do stosowania Ustawy prawo zamówień publicznych, kontrola powinna obejmować także prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków.

Pamiętajmy: sprzęt potrzebny do realizacji projektu kupujemy zawsze na początku realizacji działań. Jeśli zakup np. komputera zostanie dokonany przy końcu realizacji projektu, będzie on uznany za koszt niekwalifikowany.

Możesz zapytać o poradę
Kontrola zawsze budzi pewne obawy. Jeśli jednak będziemy do niej dobrze przygotowani, przejdziemy ją bez większych problemów.

W razie pytań związanych m.in. z kontrolą projektu mogą się także Państwo do mnie zwracać pod nr tel. (65)520 78 86 lub mailem .

Artykuł powstał w ramach projektu Regionalny Ośrodek EFS w Lesznie. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.